По сравнению с обычными бумажными подписями электронные подписи имеют ряд преимуществ. Их легче отслеживать и контролировать, они быстрее, эффективнее и безопаснее.
Тот факт, что цифровые подписи обычно имеют обязательную юридическую силу, возможно, является их наиболее важной особенностью. Это означает, что вы по-прежнему можете получить подпись сотрудника с использованием технологии цифровой подписи, если от него требуется подписать документ, но он не может сделать это лично.
На рынке представлено множество платформ электронной подписи, поэтому крайне важно выбрать ту, которая соответствует вашим уникальным требованиям.
Дополнительные возможности, предоставляемые определенными платформами, такие как процедуры электронной подписи и отслеживание соответствия требованиям, могут быть весьма полезны для отделов кадров. При правильном использовании электронная подпись для управления персоналом может помочь оптимизировать процедуры управления персоналом и повысить производительность и результативность ваших сотрудников.
Сократите отправку по электронной почте и подписание кадровых документов
То, как составляются соглашения, может оказать существенное влияние на то, сколько времени потребуется подписывающему лицу для завершения работы над соглашением. Вот несколько функций электронной подписи, которые могут упростить для заявителей и работников бесплатную онлайн-подпись документов
Добавьте больше документов к сообщению
Вы ожидаете ответа в бумажном виде после отправки контракта на подпись? Вложения подписывающего лица позволяют подписывающему лицу добавить вложение к документу, который он подписывает. Это позволяет сохранить все данные сотрудников в одном месте, чтобы было легко получить записи об иммунизации сотрудников или принять новых сотрудников на работу.
Мобильные устройства и удаленная подпись
Когда пользователи получают доступ к соглашению со своего телефона или планшета, они ожидают замечательных впечатлений от просмотра. В зависимости от типа устройства адаптивная подпись улучшает представление документа. Теперь команды могут создавать удобные для мобильных устройств процедуры найма и адаптации без необходимости нажимать и увеличивать изображение на маленьком экране.
Окончательные шаблоны
Рекрутеры, менеджеры по персоналу и администраторы имеют доступ к готовым шаблонам для некоторых наиболее распространенных документов сотрудников и кандидатов, включая письма с предложениями, формы I-9 и W-4.
Шаблоны помогают вам сэкономить время и обеспечить точность, предварительно помечая общие документы, гарантируя, что определенные поля помечены как обязательные, и предотвращая ошибки и неполные формы.
Как электронные подписи помогают при найме персонала
Важнейшим компонентом миссии являются человеческие ресурсы (HR). Ваш бизнес просто не сможет достичь своих целей без работников.
Чтобы справляться с каждым этапом пути сотрудника, от его первоначального заявления и адаптации до обучения, роста и потенциального увольнения, специалисты по электронной подписи в отделе кадров должны быть эффективными рекрутерами и ведателями документации.
Неудивительно, что существуют горы кадровой документации и лабиринт картотечных шкафов, учитывая напряженные процедуры, необходимые при найме и рекрутинге команды.
Вот пост, в котором рассказывается о нескольких трудностях при приеме на работу и о том, как отдел кадров может использовать электронные подписи для их решения.
Распространенные препятствия при приеме на работу, с которыми сталкиваются специалисты по управлению персоналом
Какая из ваших попыток подбора персонала, скорее всего, столкнется с проблемами? Честно говоря, ваш ответ будет меняться в зависимости от типа занимаемой вами должности или размера компании, в которой вы работаете. Но несколько распространенных трудностей при подборе персонала привлекли бы внимание большинства экспертов по персоналу.
Длительный процесс найма
Если процесс найма затягивается, существует очень большая вероятность того, что вы можете потерять своего идеального кандидата. Длительная процедура найма, используемая большинством компаний, не только отпугивает кандидатов, но и приводит к ненужной трате времени и денег. Но как быстро вы должны нанять сотрудника?
Согласно исследованию СМИ, лучшие кандидаты остаются на рынке труда в течение десяти дней.
Проблемы в области конфиденциальности и соблюдения требований
Специалисты по персоналу непосредственно отвечают за надзор за персоналом внутри организации, соблюдая при этом законы, определяющие права работников и обязанности работодателя.
Бизнес, нарушающий эти постоянно меняющиеся правила, подвергает себя бесчисленным рискам, таким как денежные потери, судебные иски и ущерб репутации.
Например, вы должны попросить кого-нибудь заполнить форму перед приемом на работу, чтобы подтвердить свою личность и право на работу.
вы также столкнетесь с данными сотрудников в процессе найма, включая их номер телефона, домашний адрес, номер социального страхования, номер водительских прав и многое другое.
Вы должны убедиться, что эта информация защищена, независимо от используемого вами способа связи.
Обеспечение того, чтобы кандидаты имели большой опыт подбора персонала
Опыт работы с кандидатами важен, особенно когда лучшие кандидаты оценивают ваши предложения о работе. К кандидатам будут относиться аналогичным образом после официального трудоустройства, в зависимости от того, как вы будете обращаться с ними в процессе найма.
Кандидаты могут с меньшей охотой соглашаться на предложения о трудоустройстве после неудачной встречи. С другой стороны, положительный опыт соискателя может повысить репутацию вашего работодателя и побудить лучших кандидатов подать заявку и принять ваши предложения о трудоустройстве.
Процесс подбора персонала упрощается с помощью электронной подписи для отдела кадров
Как специалисты по персоналу могут оптимизировать процесс найма в свете вышеупомянутых трудностей? Ниже перечислены методы улучшения процесса набора персонала с помощью электронных подписей для отдела кадров.
Автоматизируйте процессы найма вручную
Выполняя ручные процедуры, которые могут быть автоматизированы, специалисты по персоналу теряют в среднем 14 часов в неделю.
Большую часть этого времени отнимают регулярные документы, включая трудовые договоры, разрешения на проверку биографических данных, NDA, формы I-9 и другие документы для приема на работу.
Это значительный промежуток времени, который вместо этого можно было бы использовать для привлечения и обучения персонала.
Использование
Электронная подпись для сектора людских ресурсов эти документы могут быть шаблонными кадровыми подразделениями, так что большая часть изменений уже внесена.
Другими словами, менеджерам по персоналу не придется составлять совершенно новый контракт каждый раз, когда они захотят изменить важные поля, относящиеся к кандидату, включая имя, адрес, должность, размер оплаты и т.д. Благодаря онлайн-шаблонам контрактов.
Кроме того, популярные приложения, такие как Google Docs, Gmail, Slack и Microsoft Word, могут интегрироваться с программным обеспечением для электронной подписи, чтобы вы могли создавать и распространять документы для подписи прямо из своих программ перехода.
Например, если вы написали письмо с предложением в Google Docs, вы можете передать его непосредственно из исходного документа с помощью электронной подписи, а не экспортировать и прикреплять к Gmail. Само собой разумеется, что это устраняет необходимость в передаче данных взад и вперед между программами
Упростите подпись кандидата
Для подписания соглашения о неразглашении соглашений или письма с предложением работы требуется время, когда потенциальные сотрудники должны управлять вложениями электронной почты, PDF-файлами или процедурой печати, подписи и сканирования
Хорошей новостью является то, что использование электронных подписей предлагает быстрое и простое решение. Рекрутерам нужно всего лишь отправить по электронной почте ссылку, и кандидаты могут подписывать документы о приеме на работу прямо со своего телефона или веб-браузера.
Дополнительное программное обеспечение, аппаратное обеспечение или вложения не требуются. После подписания контракта он немедленно отправляется вам по электронной почте, чтобы вы могли перейти к следующему этапу адаптации сотрудника.
В целом, это ускоряет процесс найма, поскольку кандидаты могут быстрее подписывать контракты электронными подписями, чем мокрыми чернилами.
Соблюдение Ваших контрактов
Производительность зависит от знания того, где в рабочем процессе находятся ваши контракты с персоналом. Специалисты по персоналу получают разрешение связаться с потенциальным сотрудником и подписать контракт, узнав, что потенциальный сотрудник получил контракт, открывал его несколько раз, но еще не подписал.
Для некоторых контрактов может потребоваться несколько подписей менеджера. Контракты могут передаваться между менеджерами для подписания с использованием электронных подписей.
Администратор контрактов (отдел кадров) отслеживает контракты по мере прохождения различных этапов утверждения различными сторонами и может при необходимости связаться с сотрудниками для предотвращения задержек
Документы для подбора персонала, которые могут быть подписаны электронным способом, в качестве примеров
Внедрение электронных подписей принесет большую пользу отделам кадров.
Рассмотрите все аспекты найма, которые все еще основаны на бумаге, чтобы понять важность оцифровки. Рекрутеры могут подписать в электронном виде следующие формы, чтобы облегчить свою работу:
Письма соискателям, которым было отказано в приеме на работу
Размещение анкет кандидата
Форма для запроса сведений о новых сотрудниках
Письмо с предложением о приеме на работу Письма об испытательном сроке NDA
Запрос персонала
Трудовой договор и соглашение
Форма для оценки кандидатов
Руководство для сотрудников
Формы авторизации для расчета заработной платы
Эффективный найм Может быть осуществлен быстро
Наем нового персонала не должен быть пустой тратой вашего времени и ресурсов; скорее, это должен быть захватывающий, приятный процесс для всех участников.
Кроме того, с помощью правильных решений, таких как электронная подпись, вы можете сократить ручную административную работу и ускорить процесс найма.
Использование электронной подписи для управления персоналом имеет много преимуществ. Вот пять наиболее распространенных преимуществ, выявленных в ходе нашего исследования.
Удобство
Благодаря подключению к Интернету электронная подпись для отдела кадров позволяет просто и быстро подписывать документы из любого места.
Это может быть особенно полезно для медицинских работников, которые часто работают не там, где проживают их пациенты.
Медицинским работникам, которым необходимо подписывать и утверждать документы удаленно, например, когда они находятся в дороге или работают из дома, также может быть полезно использовать esignature.
В результате упрощается процесс утверждения и подписания документов, а коммуникация становится более эффективной.
Кроме того, она дает существенные преимущества пользователям. Например, если пациенту необходимо подписать страховое требование или форму разрешения в электронном виде, он может сделать это на своем компьютере, планшете или смартфоне. Пациенту больше не нужно отправлять документы туда и обратно по почте или ездить в офис поставщика медицинских услуг.
Безопасность
Еще одно важное преимущество использования электронной подписи для управления персоналом в ведущих современных и классических программах на сегодняшний день — шифрование документов и применение дополнительных мер безопасности для гарантии подлинности подписи и документа. Кроме того, эти сервисы гарантируют, что подписи не могут быть подделаны или изменены.
Электронные подписи могут ускорить онлайн-подписание документов, поскольку они не требуют собственноручных подписей или отправки документов по почте
Время и усилия, необходимые для обычных бумажных операций, будут значительно сокращены, если вы воспользуетесь обычным онлайн-сервисом, который позволяет вам подписывать документы и обрабатывать их в электронном виде. Это особенно полезно в напряженных условиях больницы, где время имеет решающее значение.
Ускоряющийся
Кроме того, электронная подпись для отдела кадров может помочь ускорить процесс утверждения важнейших документов, таких как формы согласия и заказы на лекарства. Это может ускорить сроки выполнения работ и повысить эффективность систем здравоохранения в целом.
По мере того как все больше бизнеса ведется онлайн, соглашения и транзакции, которые когда-то подписывались на бумаге и доставлялись физически, постепенно заменяются полностью цифровыми документами и рабочими процессами.
Каждый раз, когда публикуются бесценные или конфиденциальные материалы, часто присутствуют злоумышленники, которые хотят украсть их или использовать в своих корыстных целях.
Предприятия должны иметь возможность проверять подлинность этих важнейших деловых документов, данных и коммуникаций, которым доверяют, и обеспечивать их безопасную доставку, чтобы снизить риск манипулирования документами злоумышленниками.
надежно
Подписи защищают личную информацию, не снижая эффективности онлайн-документооборота; в отличие от традиционных процедур, они часто улучшают управление документами.
После установки электронных подписей документ можно легко подписать на любом компьютере или мобильном устройстве. Подпись также может быть использована на любом устройстве и в любом месте, куда она передается, поскольку она содержится в файле.
Защищенные электронные документы также просты в регулировании и отслеживании, поскольку они предоставляют информацию о статусе всех документов, позволяют вам узнать, были ли они подписаны, и предоставляют вам контрольный журнал.
Как функционирует электронная подпись для управления персоналом?
Открытый ключ и закрытый ключ подключения создаются с помощью математической формулы. Математический метод создает данные, относящиеся к подписанному лицу, когда оно подписывает документ электронным способом, и затем данные шифруются.
Криптографический хэш — другое название этих данных. Строка цифр и букв фиксированной длины, созданная математическим процессом, называется хэш-функцией.
Вычисленный хэш нельзя обратить вспять, чтобы обнаружить другие файлы, которые могли бы генерировать такое же хэш-значение. Строка создания специфична для файла, являющегося хэшем, и является односторонней функцией
Закрытые ключи используются для шифрования данных документа и доступны только подписывающему лицу. Отправленные зашифрованные данные или зашифрованный хэш могут быть разблокированы только с помощью открытого ключа подписывающего лица
. Копия открытого ключа подписывающего лица, который необходим для расшифровки подписи, также отправляется получателю вместе с документом.
Еще раз, на стороне получателя создается криптографический хэш. Чтобы проверить достоверность обоих криптографических хэшей, они оба подвергаются проверке. Если они совпадают, документ считается подлинным.
Подпись передается следующим образом:
Отправитель выбирает документ, который будет подписан электронным способом в платформе документов или приложении.
Уникальное хэш-значение содержимого файла вычисляется компьютером отправителя.
Это хэш-значение зашифровано с использованием закрытого ключа отправителя для создания электронной подписи.
Исходный файл и его цифровая подпись отправляются получателю.
Получатель запускает соответствующую программу для обработки документов, которая обнаруживает файл цифровой подписи.
Затем компьютер получателя использует открытый ключ отправителя для расшифровки цифровой подписи.
Затем компьютер получателя вычисляет хэш исходного файла и сопоставляет его с хэшем файла отправителя, который был зашифрован.
Почему электронная подпись для отдела кадров считается безопасной?
Криптография с открытым ключом — это технология, лежащая в основе цифровых подписей. Криптографический метод, называемый криптографией с открытым ключом, использует систему пар закрытого и открытого ключей.
Данные шифруются с использованием закрытого ключа, который известен только подписывающему лицу.
Получатель получает открытый ключ, который используется для декодирования данных, относящихся к цифровому документу. Чтобы связать подписывающего и его подпись, обе стороны должны обладать зарегистрированным цифровым сертификатом от выдавшего его центра сертификации.
Безопасность, точность и действительность документа гарантированы криптографией с открытым ключом.
Процесс шифрования данных таким образом, чтобы они могли быть прочитаны только предполагаемым получателем, известен как шифрование. Аутентификация — это процесс обеспечения точности и неизменности информации отправителя.
Необходимость онлайн-управления электронной подписью в бизнесе
Хранятся ли подписанные вами юридические контракты, договоры купли-продажи, счета-фактуры и другие важные документы в картотеках или на рабочих столах в вашем офисе? Насколько они безопасны?
Что делать, если стихийное бедствие вызовет пожар в вашем офисном здании? Или непредвиденное событие, когда неисправная труба приводит к разрушению хранилища? Если вы хотите восстановить файлы с нуля, такой ужасающий опыт может стоить целое состояние и вызвать бесконечные трудности для ваших сотрудников и заинтересованных сторон.
Однако вам следует выбрать онлайн-электронную подпись не только по этим причинам.
Правильное решение eSignature также сокращает время выполнения работ за счет устранения сложностей, связанных с вашими бесчисленными бизнес-процедурами. Производительность и действенность ваших бизнес-процедур стремительно возрастают.
Десять обоснований перехода на электронные подписи
Потеря
Кража, стихийные бедствия или другие события, такие как переезд офиса, могут привести к потере ваших физических или бумажных документов. Эта потеря может произойти даже при использовании настольного компьютера или ноутбука.
Электронная копия документа также может быть уничтожена в результате человеческой ошибки, непреднамеренного стирания или перезаписи, скачков напряжения и перебоев в подаче электроэнергии, износа устройства, вирусов, вредоносных программ и т.д.
Различие может быть проведено с помощью соответствующего решения для электронной подписи.
Риск, связанный с хранением бумажных и цифровых копий на вашем устройстве, устраняется его облачным хранилищем. Это предотвращает прямую угрозу вашим документам, виртуально храня данные на устройствах хранения, разбросанных по многочисленным центрам обработки данных по всему миру.
Законность Бумажные записи подвержены изменениям
Даже контракты, которые подписываются в присутствии свидетелей, открыты для фарада и могут быть изменены с помощью программного обеспечения для редактирования. Поскольку трудно провести различие между оригиналом и имитацией, юридическая легитимность никогда не может быть доказана в суде.
Если документы подписываются электронным способом, таких юридических сложностей можно было бы избежать.
Любая возможность разногласий по поводу точности соглашения устраняется с помощью электронной подписи.
Они имеют обязательную юридическую силу и содержат подробные журналы аудита, в которых документируются такие детали, как день и время подписания соглашения, кто его подписал и другие.
Например, электронный договор купли-продажи или юридическое соглашение нельзя изменить каким-либо образом или с помощью какого-либо программного обеспечения для редактирования. Журнал аудита содержит запись даже о самых незначительных изменениях в документе.
Комфорт
Традиционное подписание контракта занимает странно много времени как у отправителя, так и у получателя. Каждая потребность проходит через процессы составления, печати, сканирования и отправки для отправки. Владелец документа также должен информировать получателей о каждом документе, отправленном на подпись, и отслеживать его статус.
Опыт подписи получателя
тоже непросто. Бывают случаи, когда доступ к документам возможен только на работе или в присутствии свидетеля. Получатель должен определить, какая информация где необходима, и убедиться, что подписи не пропущены при получении документов, требующих многочисленных подписей и сопроводительных реквизитов.
После подписания документы необходимо вернуть, и после этого кто-то должен отсканировать и подать физические копии. Все эти мельчайшие детали отнимают время, которое можно было бы потратить на работу.
С электронными подписями для отдела кадров вся эта утомительная рутинная работа может быть завершена. Пользователи могут создать бизнес-документ любого типа и отправить его получателю по электронной почте или поделиться с ним ссылкой. Получатель может просто подписать документы из любого места, в любое время и с помощью любого устройства.
Бесплатные онлайн-подписи документов можно завершить и вернуть на платформе eSignature всего несколькими щелчками мыши.
Контракт доступен с любого устройства в любое время, если любой из сторон необходимо ознакомиться с ним. Автоматизированные рабочие процессы программного обеспечения для электронной подписи даже обрабатывают уведомления на каждом этапе перемещения документа.
Прохождение быстрых процедур
В каждой компании будет действовать стандартная операционная процедура для решения конкретных задач. Например, прежде чем утвердить коммерческое предложение, оно должно пройти многочисленные оценки и доработки. Не говоря уже о многочисленных последующих действиях и в основном ручном отслеживании прогресса.
Автоматизируя трудоемкие операции, вы можете сократить объем вмешательства человека и ускорить действия, которые занимают много времени. При таком подходе вы можете избежать траты ценных человеко-часов на отслеживание документов, их редактирование по мере необходимости, напоминание сотрудникам о необходимости их утверждения и продвижение их через процесс утверждения.
Коммуникация между командами
Бизнес процветает, когда команда объединяется и стремится к достижению единой цели.
Должен быть открытый канал для совместной работы, доступный в режиме реального времени, чтобы повысить эффективность процессов вашей компании. При работе с реальными документами ваши шансы на взаимодействие в режиме реального времени практически равны нулю.
При наличии нескольких команд и многочисленных процессов сложность и неразбериха только возрастают. Ваши сотрудники могут быть разбросаны по географическим и часовым поясам, поскольку гибридная форма работы становится все более распространенной.
Таким образом, функция совместной работы в режиме реального времени в решении eSignature была бы чрезвычайно полезна, если бы для утверждения, проверки, изменения, уведомления или мониторинга вашего документа требовалось сотрудничество более чем одной стороны. Ваши команды и заинтересованные стороны могут сотрудничать в режиме реального времени и таким образом эффективно работать.
Потенциал автоматизации
Когда речь заходит о документообороте в фирме, задействовано множество команд и процедур. Процессы могут усложниться и затянуться, начиная с создания документа, отправки его на утверждение, завершения электронной подписи и мониторинга жизненного цикла документа даже после получения подписанного документа.
Специальные возможности
Ситуация может стать проблематичной, когда в документообороте задействовано более одной стороны. Системы, используемые отправителем и получателем, а также форматы устройств могут отличаться.
Для получателей это часто усложняет задачу. Вполне вероятно, что получатель начнет процедуру подписи с использованием сторонней платформы.
В том случае, если формат документа не поддерживается, им может потребоваться загрузить дополнительные плагины. Документ может быть предоставлен отправителю и получателю в одном и том же месте с использованием электронной подписи для управления персоналом.
В результате не возникнет задержек с возвратом документа отправителю или необходимости в дополнительных плагинах.
Увеличенный объем производства
Возьмем обычный прием на работу, которым занимается отдел кадров. Чернильные ручки используются для заполнения документов для новых сотрудников, которые затем сортируются и убираются в картотечные шкафы. Наем на единственную должность может поставить вашу команду по персоналу в тупик из-за того, что требуется время для отслеживания прогресса и сбора подписей.
Время, необходимое для выполнения всех других заданий, а также расходы на содержание и закупку предметов первой необходимости теперь включают
Тот же отдел кадров может предоставить кандидатам беспрепятственный опыт предварительного найма и адаптации с использованием электронной подписи для отдела кадров. Сотрудники отдела кадров могут сосредоточиться на других полезных обязанностях, используя дополнительное время, которое они сэкономили на процессах. Аналогично этому, вы можете использовать соответствующее решение eSign для решения проблем с производительностью в любом другом подразделении вашего бизнеса.
Заключение
Без использования бумаги или чернил они предоставляют сотрудникам отдела кадров быстрый и простой способ отправлять и подписывать соглашения с сотрудниками. Это не только экономит время и деньги, но и снижает вероятность ошибок и недопонимания.
Чтобы упростить работу с электронными подписями для HR-групп любого размера, была разработана функция онлайн-подписания документов, специалисты по персоналу могут отправлять контракты и соглашения сотрудникам на подпись всего несколькими щелчками мыши, и они могут отслеживать ход работы над каждым документом в режиме реального времени.
Это позволяет сотрудникам отдела кадров сосредоточиться на выполнении более важных обязанностей, при этом следя за тем, чтобы все соглашения с сотрудниками были выполнены и возвращались вовремя. Использование электронной подписи для отдела кадров может помочь командам отдела кадров функционировать быстрее и эффективнее.