Помощник по работе с офисом общего назначения отвечает за поддержание офисной обстановки. Он выступает в качестве помощника администратора более высокого уровня и предоставляет любую необходимую информацию.
Описание работы помощника генерального директора предполагает анализ бизнеса и вынесение суждений о том, как должна выполняться работа, эффективно.
Это также включает в себя управление мелкими денежными выплатами в соответствии с политикой компании и ведение документации.
Помощники генерального директора также выполняют административные задачи, связанные с вводом данных или заполнением документов.
В их обязанности также входит совершение и прием телефонных звонков, организация встреч или конференц-звонков и ответы на электронные письма по мере необходимости.
Кроме того, помощник генерального директора составляет переписку, отчеты о встречах и другие документы, относящиеся к бизнесу.
Они отвечают за сортировку и подачу претензий (связанных с обслуживанием клиентов или внутренних) в страховые компании.
В их обязанности также входит обработка входящих факсов или электронных писем и снятие копий документов по мере необходимости.
Помощник генерального директора получает информацию о статусе клиента, счетах и любой другой информации, которую должен знать администратор более высокого уровня
Они передают конкретные задачи соответствующему персоналу, чтобы обеспечить эффективную работу в рамках определенного круга обязанностей.
Описание работы офисного ассистента общего профиля также включает проверку качества предоставляемых услуг или определение того, поддерживается ли качество с основной целью: достижение желаемого уровня удовлетворенности клиентов обслуживанием.
В их обязанности также входит поддержание чистоты и опрятного рабочего места.
Помощник генерального директора оказывает помощь своему руководителю в подготовке отчета о работе персонала и анализе бизнес-данных, а также помогает в принятии решений.
Они найдут способы сэкономить время или деньги и внесут предложения по новым процедурам, которые упростят работу или повысят эффективность офиса.
Помощники генерального директора ведут базу данных, содержащую конкретную информацию о клиентах, и проверяют запасы товаров на складе, обеспечивая наличие достаточного количества товаров на складах.
Они отвечают за организацию рабочих зон (файлов и т.д.) И обеспечение того, чтобы всех посетителей сопровождали в наиболее подходящее место.
Образец описания вакансии помощника генерального директора / Пример / Шаблон
Должностная инструкция помощника генерального директора состоит из следующих обязанностей, задач и ответственности:
Совершает звонки по продажам и обслуживанию
Помогает владельцу бизнеса справляться с ежедневными и еженедельными потребностями, связанными с офисом
Заказы канцелярских принадлежностей и оборудования
Ведет учет канцелярских принадлежностей
Помогает торговому представителю и руководству на местах стремиться к достижению целей компании, следуя рабочему процессу компании и направляя их на надлежащее выполнение всех задач, чтобы они могли достичь целевых показателей выручки, сэкономить время, увеличить доход, повысить эффективность и т.д.
Ведет четкий, точный и актуальный офисный журнал учета всех отправленных задач и документов
Осуществляет коммуникацию с внутренними клиентами относительно новых процессов
Назначает встречи, обрабатывает корреспонденцию и обслуживает почтовое отделение
Поддерживает осведомленность о процессах компании, включая новый офисный документооборот
Обрабатывает выставление счетов, продажи, доставку и связанные с ними действия
Помогает в решении управленческих задач, включая составление бюджета, тайм-менеджмент и вопросы, связанные с персоналом
Помогает вести необходимую документацию по офисным политикам, которые используются для обеспечения соблюдения руководящих принципов стандартных операционных процедур во время каждой встречи или рабочего дня / рабочей сессии
Ведет ежедневный офисный журнал, включая расписание встреч, вопросы, последующие действия и вопросы, которые будут запланированы
Ведет учет всех входящих и исходящих звонков
Ведет телефонные справочники
Помогает в поддержании безопасности офиса и территории
Отвечает на телефонные звонки, разговаривает со звонящим, чтобы помочь ему с любыми вопросами, которые у него могут возникнуть, и предоставляет необходимую информацию по запросу
Выполняет задачи по вводу данных
Завершает ввод данных путем ввода информации в базы данных (создает отчеты, такие как счета-фактуры) или цифровыми ключами.
Описание вакансии помощника генерального директора для резюме
Если вы ранее работали помощником в офисе общего назначения или в настоящее время работаете в этой роли и составляете новое резюме, то вы можете добавить в свое резюме раздел «Отличный профессиональный опыт», применив пример описания вакансии помощника в офисе общего назначения, приведенный выше.
Вы можете указать обязанности, которые вы выполняли в качестве офисного ассистента общего профиля или выполняете в настоящее время в соответствии с профессиональным опытом вашего резюме, используя приведенные выше примеры описания должностных обязанностей офисного ассистента общего профиля.
Это покажет работодателю / рекрутеру, что вы эффективно выполняли роль помощника в офисе общего профиля, что может значительно повысить ваши шансы быть принятым на новую должность, особенно если для новой работы, которую вы ищете, требуется человек с некоторым опытом работы помощником в офисе общего профиля.
Требования к помощнику общего назначения в офисе: Навыки, знания и умения для успеха в карьере
Вот важные требования, которым большинство рекрутеров / работодателей, возможно, захотят, чтобы вы соответствовали при приеме на работу на должность помощника генерального директора:
Выпускник средней школы или эквивалент
Иметь предыдущий опыт работы офисным клерком или помощником по административным вопросам не менее 1-2 лет
Обладать сильными коммуникативными и организаторскими навыками
Компьютерная грамотность необходима, поскольку офисные обязанности выполняются с помощью компьютера и Интернета
Должен обладать высоким уровнем добросовестности и быть честным, искренним, трудолюбивым, надежным и заслуживающим доверия
Должен уметь работать независимо и обладать хорошим командным духом
Способность эффективно взаимодействовать с людьми из разных слоев общества, особенно в командной среде
Отличные организационные навыки
Готовность и способность работать в любое время, включая выходные, сверхурочные и праздничные дни
Умение сохранять конфиденциальность информации
Должен работать самостоятельно и обладать хорошими навыками решения проблем.
Обладать отличными навыками межличностного общения, особенно с иностранными клиентами
Следует не бояться светской беседы с потенциальными клиентами.
Зарплата помощника генерального директора
По данным Glassdoor, средняя заработная плата помощника генерального директора в Соединенных Штатах составляет 42 627 долларов в год.
Заключение
Этот пост полезен лицам, заинтересованным в карьере помощника генерального директора. Они смогут узнать все, что им нужно знать об обязанностях, которые обычно выполняет помощник генерального директора.
Это также полезно рекрутерам / работодателям при составлении подробного и эффективного описания должностных обязанностей для должности помощника генерального директора в их организациях.